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Compliance

So stellen wir die Einhaltung rechtlicher Vorschriften sicher.

Bei LIEBLANG richten wir unser Denken und Handeln an der Formel für professionelle Dienstleistungen aus: Die L3 Formel (L3 = kompetent x strukturiert x zuverlässig) dient uns gleichzeitig als Fundament für Verhaltensregeln im Compliance-Bereich.

Wir sind kompetent: Wir schulen unsere Mitarbeiter regelmäßig zum Thema, wir halten das Hinweisgebersystem ständig in Erinnerung, unsere Verhaltensrichtlinie ist alljährlich Pflichtgegenstand in allen Besprechungen.

Wir handeln strukturiert: Die Meldung von Verstößen bei den Vorgesetzten oder anderen Vertrauenspersonen, die Anrufung des Compliance-Komitees, das anonyme Hinweisgebersystem, die Berichte über die Verstöße im Rahmen der Corporate Social Responsibility, ihre Darstellung und Aufarbeitung im Jahresbericht des Integrierten Managementsystems – wir bei LIEBLANG halten die notwendigen Strukturen vor, um Rechtsverstößen rasch, systematisch und wirkungsvoll begegnen zu können.

Wir erweisen uns als zuverlässig: Schon bei der Einstellung unserer Mitarbeiter achten wir auf die persönliche Integrität. Die Rechtskonformität aller Verfahren ist wichtig, noch wichtiger ist es, dass sich unsere Mitarbeiter aus innerer Überzeugung an alle gültigen Rechtsvorschriften und die selbstgesetzten ethischen Standards und Anforderungen halten. Dies gilt auch für die in unserer Verhaltensrichtlinie niedergelegten internen Verpflichtungen.

Um diesen Grundsätzen dauernde und umfassende Geltung zu verschaffen und bei eventuellen Verstößen konsequent gegensteuern zu können, haben wir fünfteiliges Compliance-System geschaffen.

 
1. Die Verhaltensrichtlinie

Unsere zuletzt im August 2022 veränderte Verhaltensrichtlinie ist so etwas wie die Präambel unseres Unternehmens, die knappe, aber klare und verbindliche Festlegung auf bestimmte Werte und bestimmte Handlungsweisen.

 
2. Das Hinweisgebersystem

Wir haben seit Beginn März 2022 ein digitales Hinweisgebersystem geschaltet; wer rechtswidrige Handlungen oder Unterlassungen melden will, kann dies anonym und verschlüsselt tun, ohne negative Konsequenzen wie Mobbing, Diskriminierungen oder Kündigungen fürchten zu müssen. Wir erfüllen damit die Anforderungen der EU-Hinweisgeber-Richtlinie (EU 2019/1937).

Hier das entsprechende Zitat aus unserer Verhaltensrichtlinie:

12. Umgang mit Verstößen
Verstoßen Mitarbeiter der LIEBLANG Dienstleistungsgruppe gegen diese Verhaltensrichtlinie, klärt zunächst die zuständige Geschäftsführung ordnungsgemäß den Sachverhalt. In jedem Fall sollen die betreffenden Mitarbeiter dazu bewegt werden, die Werte und Regeln glaubhaft anzuerkennen und ihr

Verhalten dauerhaft zu ändern. Möglich sind je nach Schwere des Verstoßes darüber hinaus auch arbeitsrechtliche Maßnahmen wie z. B. Abmahnung, Umsetzung und Versetzung bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses.

Bei internen Hinweisen auf Regelverstöße sind die Führungskräfte zu einer sensiblen Vorgehensweise verpflichtet: Jeder Mitarbeiter hat das Recht, Verdachtsfälle zu äußern, und die Pflicht, Verstöße zu melden; dazu sollen sich die Mitarbeiter ermutigt fühlen und ihnen dürfen keinerlei Nachteile daraus entstehen. Andererseits ist ein Klima der Nachstellung und der mutwilligen Anschwärzung zu vermeiden, alle Mitarbeiter sollen wiederum auch vor unbegründeten Verdächtigungen sicher sein. Soweit es gesetzlich erlaubt und möglich ist, werden diese Meldungen vertraulich behandelt.

Neben den Mitgliedern unseres Compliance-Komitees stehen jedem Mitarbeiter grundsätzlich auch die nächsten Vorgesetzten als erste Anlaufstelle für Hinweise und Meldungen über Verstöße zur Verfügung, daneben auch die Geschäftsführung oder der zuständige Betriebsrat. Es steht aber jedem Mitarbeiter ausdrücklich frei, sich ohne Angabe von Gründen und weitere Auflagen an eine Person seines Vertrauens zu wenden (Vertrauensschutz).

Mitteilungen können auch anonym erfolgen. Dazu hat LIEBLANG am 1. März 2022 ein elektronisches Hinweisgebersystem installieren lassen, das für alle Mitarbeiter zugänglich ist und eine anonyme, verschlüsselte Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und dem Compliance Officer der LIEBLANG Dienstleistungsgruppe ermöglicht. Der Zugang erfolgt im Internet über die Portalseite „Lieblang-Hinweisgeber.equeo-compcor.de“; dort befinden sich ausführliche Nutzerhinweise und die Eingabemaske.

Die Verantwortlichen gehen grundsätzlich allen Hinweisen auf Verstöße nach. Sollten sich Hinweise auf strafbewehrte Handlungen bestätigen, werden interne Konsequenzen gezogen und die zuständigen Strafverfolgungsbehörden informiert.

 
3. Kontakt zum Compliance-Komitee

Seit dem Sommer 2021 gibt es bei LIEBLANG ein zentrales Compliance-Komitee, das aus zwei Frauen und zwei Männern besteht. Eines der Mitglieder ist zugleich Compliance Officer und Fallbetreuerin des Hinweisgeber-Systems. Alle Mitglieder des Compliance-Komitees sind unter der E-Mail-Adresse compliance@lieblang.com erreichbar und fungieren als direkte oder indirekte Ansprechpartner bei einlaufenden Beschwerden oder Meldungen zu minderschweren bis schweren Verstößen gegen die Grundsätze der Verhaltensrichtlinie, insbesondere zu folgenden Themen:

  • persönlicher Umgang miteinander und Führungsverhalten
  • Human Resources und Vereinbarungs- bzw. Vertragstreue
  • Arbeitssicherheit, Umweltschutz und Mitarbeitergesundheit
  • Vertrieb und Einkauf
  • Recht
  • Interessenskonflikte, Geldwäsche
  • Falldokumentation und Bericht
  • Interessenskonflikte
  • Hinweisgeberverfahren

Das Compliance-Komitee führt Gespräche, klärt Sachverhalte, teilt Ergebnisse mit und gibt Handlungsempfehlungen, ohne selbst in die Verantwortungsbereiche der Führungskräfte einzugreifen bzw. weisungsgebunden zu sein. Es dokumentiert die behandelten Fälle und berichtet der Geschäftsführung regelmäßig darüber.

 
4. Schulungen zur Compliance und zur Kommunikation

Die LIEBLANG Akademie veranstaltet zu den benannten Themen entweder Präsenzschulungen oder bietet Präsentationen und Filme auf der unternehmenseigenen Videoplattform an. Diese Angebote dienen der fachbezogenen Wissensvermittlung, der Prävention und der Handlungssicherheit durch gezielte, adressatenorientierte Trainings zur Alltagspraxis. Diese Trainingskonzepte sind langfristig angelegt und führen zu einer dauerhaften Einstellungs- und Verhaltensänderung der Mitarbeiter: Denn Compliance ist kein fachliches, sondern ein personengebundenes Teilgebiet der Unternehmenskultur.

In diesem Zusammenhang stehen auch die halbjährlichen, zentralen Hinweise auf das anonyme Hinweisgebersystem über die Lohnabrechnung und die jährlichen, persönlichen Unterweisungen der Mitarbeiter über die Inhalte und Funktionsweise der Verhaltensrichtlinie. So sorgt die stete Compliance-Kommunikation bei LIEBLANG zu einer hohen Verbindlichkeit der fremd- und selbstgesetzten Regeln.

 
5. Lieferantenverpflichtung

Zweimal im Jahr erkennen die Lieferanten der LIEBLANG Gruppe per Unterschrift unter die Rahmenvereinbarung zur Nachhaltigkeit die gleichen Werte und Normen wie die LIEBLANG Gruppe selbst an. Die LIEBLANG Gruppe behält sich bei einer Verletzung dieser Grundsätze durch die Lieferanten ein außerordentliches Kündigungsrecht der bestehenden Verträge vor.

Hier können Sie einen Verstoß gegen die Compliance-Regeln melden, Fragen rund um Compliance stellen oder Unterstützung anfordern. Wenden Sie sich vertrauensvoll an das Compliance-Komitee:

compliance@lieblang.com
Telefon.: (+49)621 4809-342


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